رایج ترین کاربردهای نادرست درنگارش مکاتبات اداری

                                             

                                                                            سید علی قاسم زاده

         بی شک  امروزه رشد روزافزون علم و تکنولوژی از برجسته ترین تحولات جوامع انسانی محسوب می‌شود بگونه ای که از آن به «انفجار اطلاعات» نام می‌برند. در میان این هجمه اطلاعاتی که مرزها و حصار امن فرهنگ ملتها درنوردیده شده و عناصر بومی و ملی کشورها  به خصوص زبان درمعرض دگرگونی و گاه استحاله کشیده شده است؛هنوز از اهمیت ارتباطات سازمانی و مکاتبات اداری  بخصوص در کشورهای در حال توسعه کاسته نشده است.

ارتباطات سازمانی- که اغلب بگونة مکاتبات اداری صورت می‌پذیرد- رکن اساسی و حیاتی هر سازمان است؛ چراکه نگاشته های اداری  نه تنها با حیثیت و شأن سازمانی تأثیر مستقیم دارد، مبین میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان ،کارشناسان ومدیران سازمانهاست. حیات هر سازمان تا حدود بسیاری به نحوة ارتباطات آن بستگی دارد؛ عاملی که در پیشبرد اهداف سازمانی نقش تعیین کننده ای دارد. اما برای دستیابی به این مهم؛ یعنی پیشبرد و اجرای موفق امور سازمانی، باییست در نگارش مکاتبات اداری و افزایش دانش علمی و صحیح به کارگیری از زبان معیار در مکاتبات دقت و تلاشی ویژه داشت.

 1- ارتباطات واهمیت آن در سازمان

       ارتباطات رکن اساسی و حیاتی هر سازمان است و بی آن باید از مرگ آن ساختار سخن گفت؛ چراکه میزان پویایی و پیشرفت یا ایستایی و پس‌رفت هر سازمانی با نحوة ارتباطات داخلی یا خارجی آن بستگی دارد.ارتباط مصدر باب افتعال، در لغت به معنی پیوستن چیزی به چیز دیگر است (فرهنگ معین،1363 :ذیل واژه ارتباط) ودر اصطلاح «جریانی است که در طی آن اطلاعات ، افکار و عقاید و رفتارهای انسانی از سوی فرد یا افرادی به سوی فرد یا افراد دیگر منتقل می شود.»

معمولا در هر ارتباطی پنج رکن اساسی به شرح ذیل وجود دارد:

پیام دهنده(منبع،،فرستنده،گوینده،نویسنده)، اصل پیام، وسیله ارتباطی،گیرنده پیام(مخاطب،شنونده،خواننده) و آثار یا بازخورد.

اگر بخواهیم نحوة ارتباط را بصورت عملی نشان دهیم می‌توان اینگونه ترسیم کرد:                                                                                                                                         

         با نگاهی به این تصویر به روشنی می‌توان فهمید که بازخورد هر ارتباطی مستقیم یا غیرمستقیم به فرستنده پیام باز می‌گردد از این رو، باید برای چگونگی ارتباط اهمیتی ویژه در نظر گرفت. در واقع این رفتار ما با دیگران است که رفتار آنان با ما را شکل می‌دهد همانگونه که جلال الدین محمد مولانا فرموده:

این جهان کوه است وگفت وگوی تو    از صدا هم باز آید سوی تو(مولوی،1379:‌273)

یا

گرچه دیوار افکند سایه دراز                     بازگردد سوی او آن سایه باز    

این جهان  کوه است و فعل ما ندا   سوی ما آید نداها را صدا    (مولوی،1379:‌14)     

    بنابرین می‌توان ارتباط سازمانی را اینگونه تعریف کرد:    

«انتقال اطلاعات ،دستورها و بررسی بازخورد هر یک از آنها برای ایجاد حرکت در جهت هدایت رفتار انسانی در مجموعة نظام سازمان برای رسیدن به اهداف و مأموریتها.»(امینی،1383:‌17)

ارتباطات سازمانی معمولا به دو شکل زیر انجام می شود:

1- ارتباطات عمودی  2- ارتباطات افقی .

     ارتباط عمودی که از طریق سلسله مراتب انجام می شود؛  خود به دو شکل زیرصورت می پذیرد:

ارتباط از بالا به پایین و ارتباط از پایین به بالا که اولی به شکل دستور ودودیگر به شکل گزارش  صورت می گیرد:

                                             1. از بالا به پایین : دستور                      

 ارتباط عمودی به دو شکل:                                     

                                               2. از پایین به بالا: گزارش          

        اما ارتباط افقی که به آن ارتباط سطح به سطح می توان گفت، ارتباطی است که «بین واحد یا واحدهایی که به نحوی از انحا عملیات آنها با یکدیگر هم بستگی نزدیک دارد، برای ایجاد سرعت عمل و هم آهنگی عملیات برقرار می گردد.» این گونه ارتباط نیز به دو صورت ذیل صورت می گیرد:

1- ارتباط داخلی که بین واحدهای یک سازمان انجام می گیرد.      2 -  ارتباط خارجی که بین دو سازمان همسطح یا واحدهای آن دو انجام  می شود.(برای اطلاعات بیشتر ر.ک:همان: 18-17)

 2- اهمیت نگارش صحیح در مکاتبات اداری

       رومن یاکوبسن (1982-1896) زبانشناس روسی در نظر یه زبانی خویش از شش عنصر سازنده در هر رخداد زبانی نام می برد؛ اینگونه که «هرگونه ارتباط زبانی از یک «پیام» تشکیل شده است که از سوی گوینده،نویسنده یا بطور کلی «فرستنده» به«گیرنده» منتقل می شود؛ اما هر ارتباط موفق باید سه عنصر دیگر را نیز با خود همراه داشته باشد:«تماس»، «کد»یا مجموعه ای از رمز و علایم و سرانجام «زمینه» که در گستره آن می توان پیام را فهمید.»( به نقل از مقدادی،1378:‌616) مثلا اگر این نوشته را در نظر بگیریم من که نویسنده این مقاله هستم فرستنده، شما که خواننده هستید گیرنده و پیام آن معنا و مضامینی است که از این کتاب درمی‌یابید. تماس یا وسیله تماس این متن چاپی است،منظور از کد یا علایم و رموز در اینجا زبان فارسی و زمینه (مقدمات فهم پیام) آشنا بودن با زبان فارسی است. بنابراین برای انتقال یک پیام یا ایجاد ارتباط حضور این شش عنصر ضروری است. اما آنچه در پیام رسانی و ایجاد ارتباط نقش مهم و اساسی تری بازی می‌کند و بدون آن در فهم پیام دچار ابهام یا کژتابی می شویم ، دو عنصر کد و زمینه است. روشن است نا آگاهی یا بدآگاهی نسبت به زمینه فهم و رموز کلام چه اندازه در ارتباط تأثیر منفی می گذارد .

            بی شک صورت و معنی به مثابة دو روی یک سکه اند که گرایش به یک سو و بی توجهی به سوی دیگر موجب نابسامانی وناهمگونی در نوشتار یا گفتار می شود که اغلب بصورت عیوبی چون رکاکت، تکلف، تصنع، اغلاق (پیچیدگی) درسطح بلاغت(رسایی وشیوایی) کلام و مخالفت با قیاس و قاعده ستیزی،غرابت استعمال، ضعف تألیف،تعقیدات لفظی و معنوی درسطح فصاحت(روانی و روشنی ) کلمه و کلام می گردد؛ عیوبی که از قرنها پیش مورد توجه ادبا و بلاغت نویسان این مرز و بوم بوده است و اکنون نیز در محیطهای علمی و ادبی کشور توجهی ویژه به آن می شود. (برای اطلاعات بیشتر با مفاهیم این عیوب به کتابهای معانی و بیان رجوع کنید.)

بی شک الفاظ نادرست ومغشوش ومغلوط( چه املایی وچه انشایی) نمی تواند انتقال دهندة معانی صحیح ،رسا و مؤثری باشند و معمولا تأثیر منفی دارند. ضرورت توجه به این نکات ایجاب می‌کند تا همگی فارسی زبانان از اصول و قواعد صحیح نگارشی زبان آگاهی بیشتر داشته باشند و زبان خویش را از معرض این ضعف ها و نابسامانی های زبانی در امان نگه دارند. بخصوص در مکاتبات اداری که به دلیل اصالت پیام رسانی باید از اینگونه اشکالات مبرا باشد؛ اما روند نامه نگاری اداری گویا خلاف این قاعده است ومعمولا خیل عظیمی از کارکنان،کارشناسان و مدیران از روی تسامح و تغافل به این مهم توجهی ندارند؛امری که می توان آن را از دلایل ناکارآمدی و ضعف ارتباطات سازمانی دانست.

    بی توجهی و غفلت از آیین نگارش مکاتبات اداری پیامدهای منفی و گاه زیانهایی جبران ناپذیر دارد که به برخی از آنان اشاره می کنیم:

1- اتلاف وقت و سرمایه؛ 2- تنزل شأن، ارزش و اعتبار نویسنده، ارگان و سازمان مربوط؛ 3- ابهام، نارسایی و کژتابی در پیام رسانی؛ 4-اجرا و اقدام نامناسب، ناقص و گاه عکس دستورهای صادر شده که گاه موجب دشواری در دست یابی به اهداف سازمان و حوادث جبران ناپذیر می گردد؛ 5- رواج غلط نویسی و نهادینه شدن آن در سازمان؛ 6- بی‌توجهی به قواعد و معیارهای زبان مادری؛ 7- ایجاد دوگانگی و تشتت در رسم الخط فارسی و…

 3- دلایل نارسایی مکاتبات اداری

       مکاتبات اداری معمولا جریانی دوطرفه و قالبی و از پیش تعیین شده است. از این رو هرگونه شتابزدگی،اهمال و سطحی نگری در نگارش نه تنها به اهداف سازمان ضربه می زند، صدماتی جبران ناپذیر به حیثیت و پیشرفت آن سازمان وارد می‌سازد. اما گویا این مهم در مکاتبات اداری به فراموشی سپرده شده است. دلیل صدق این مدعا نارسایی های زبانی و ساختاری مکاتبات اداری است که از آنها یاد خواهیم کرد. مهمترین دلایل ضعف ونارسایی مکاتبات اداری را می‌توان در موارد ذیل خلاصه کرد:

1- استفاده از کلمات نامأنوس؛ 2- آوردن عبارات نامفهوم و مبهم و گاه مغلوط؛3- رعایت نکردن نشانه گذاری یا سجاوندی در تنظیم نامه‌ها؛ 4- ترجیع کلمات بیگانه بر کلمات فارسی؛5- دراز نویسی جمله‌ها که اغلب از رهگذر فضل فروشی‌های کلامی و ترجیح پیچید‌ه‌نویسی بر ساده نویسی ایجاد می‌شود؛ 6- نبود ربط منطقی بین مطالب؛ 7- رعایت نکردن اصول رسم الخط فارسی؛8- نادیده گرفتن قواعد دستوری زبان فارسی(رک:ماحوزی،1383:‌70 و220-210)؛ 9- تقلید یا ملزم بودن به رعایت قالب بندیهای نامه‌های اداری موجود. (عاملی که نویسندگان نامه های اداری را از هرگونه ابتکار و نوجویی و حتی اصلاح باز می‌دارد.)

/ 1 نظر / 38 بازدید
سجاد نژاد مقبلی

سلام استاد خسته نباشید چرا وبلاگتون همیشه آپدیت نیست؟